¿Buscas organizar tu vida y tus proyectos? ¿Te interesa una herramienta digital que puedas tener en múltiples dispositivos y te ofrezca diferentes funciones para anotar, guardar documentos e importar todo tipo de archivos? Entonces, te interesa Notion.
Seguro ya has escuchado de Notion, puesto que es una de las herramientas más populares para la organización personal y laboral. Hoy en día, existen empresas que llevan todas sus tareas y seguimiento de proyectos en esta aplicación; y no es para menos.
Notion ofrece múltiples formas de introducir la información que quieres recordar, guardar, compartir o archivar. También te permite guardar archivos (como Google Drive), importar todo tipo de documentos, hacer tableros, tener bloc de notas… Como puedes ver, es muy versátil.
Notion promete ser la navaja suiza de la organización y aquí te contamos por qué y todo lo que puedes hacer con esta aplicación que, por si fuera poco, es gratuita.
¿Qué es Notion?
Notion es una herramienta digital, un espacio de trabajo con una interfaz sencilla, minimalista y que te ofrece gran cantidad de opciones para que puedas organizar tus tareas de varias formas. Esta herramienta puede ser utilizada desde un dispositivo móvil o una PC de escritorio, puesto que ofrece una app en las tiendas de Android y iOS, además de una aplicación para escritorio (Windows y Mac) y una versión web.
Con Notion puedes gestionar, organizar, tomar notas, guardar e importar archivos, planificar y llevar un control, privado o público, de un proyecto. Incluso puedes crear tableros de inspiración para esas ideas que aún no han sido del todo completadas.
Notion ofrece su herramienta gratuita para las personas que decidan empezar en la plataforma, con planes sin coste. No obstante, estos planes están diseñados para la organización personal; para grupos más grandes o empresas, lo mejor sería contratar algún plan de pago, ya que ofrece más opciones.
¿Qué debes saber antes de empezar a usar Notion?
Para iniciar en Notion solo necesitas tu correo electrónico y registrarte en la plataforma. Al iniciar tu gestión en Notion, es necesario que explores la plataforma y escojas las funciones que más se ajusten a tus necesidades, puesto que ofrece múltiples herramientas para la organización.
Debido a esto, Notion se considera una herramienta con una curva de aprendizaje un poco elevada, pero solo al principio. Una vez que encuentres las funciones que se adecuan mejor a ti o tu proyecto, todo será mucho más sencillo y rápido. Identificar que herramientas y funciones necesitas, también dictará si necesitas un plan de pago o puedes seguir con la versión gratuita.
Una vez que te hayas familiarizado con la plataforma e identificado cuál de sus funciones te parecen más amigables, es momento de empezar a organizarte.
¿Cómo usar Notion para organizarme?
Lo primero que debes tener en cuenta al momento de organizarte es que, si acostumbras trabajar con dispositivos Android, puedes registrarte en la plataforma con tu cuenta de Google y escoger que tu información se sincronice con la misma. Si no escoges esta opción, de igual forma tu contenido se sincronizará con todos los dispositivos donde inicies sesión.
Además de Google, Notion también te permite importar información desde varias plataformas, entre ellas:
- Hojas de cálculo.
- Archivos CSV.
- Documentos de Word.
- Archivos HTML.
Además de lo anterior, con Notion puedes importar información conectando tus cuentas de otras herramientas de organización, como:
- Trello.
- Asana.
- Google Workspace.
- Dropbox.
- Paper.
- Quip.
- Evernote.
- Workflowy.
De esta forma, se demuestra que no necesitas mil herramientas para ser organizado, solo una: Notion.
En caso de que quieras iniciar un proyecto desde cero o simplemente continuar agregando información, con Notion puedes crear notas y documentos, wikis, gestionar proyectos y tareas, todo desde un solo lugar.
Lo mejor de todo es que la app funciona con o sin conexión a internet, para que puedas utilizarla donde sea y luego, cuando tengas acceso a Wi-Fi, sincronizar el contenido nuevo.
El Workspace de Notion
Los Workspaces o espacios de trabajo en Notion son el lugar de la plataforma donde se almacenan las páginas. Puedes verlos como un escritorio virtual, en donde puedes poner toda la información que necesites.
Por otra parte, las páginas son unidades básicas en donde depositar tu contenido, aquí es donde agregas los bloques y organizas el contenido como mejor te convenga. También puedes crear subpáginas y segmentar tu información más específicamente.
Dentro de las páginas están los bloques, que bien puede ser solo texto u ofrecer otras funciones. Los tipos de bloques que ofrece Notion son:
- Texto. Bloques de texto sencillos, como un bloc de notas.
- Títulos. Con niveles (H1, H2, etc.).
- Bullets. Estas son viñetas, ideales para crear listas.
- Checkboxes. Para ir tachando todo lo que debes hacer o completar.
- Listas.
- Citas.
- Callouts.
- Desplegables.
- Separadores de contenido. Para el texto dentro de una misma página.
Puedes ver los bloques como maneras en la que puedes introducir la información. La idea es que esto te ayude a llevar un control, puedes anotar ideas, crear listas o checklists, agregar títulos, subrayar, etiquetar a alguien, etc.
¿Qué puedes organizar con Notion?
Respuesta corta: cualquier proyecto que requiere de constancia y seguimiento. Desde las tareas dentro de una empresa, hasta el más simple de los hábitos.
Gracias a los workspaces, puedes crear un espacio de trabajo para cada proyecto y área de tu vida. Puedes hacer uno para organizar asuntos laborales, otro para tus hábitos o estudios y otros para tus eventos personales. No hay límites con este nivel de segmentación.
Además, Notion también está pensado para trabajar de forma colaborativa, con esta herramienta podrás mantener a tu equipo al tanto de todas las tareas y eventos del trabajo. Invita a cada miembro a formar parte de cada espacio de trabajo y Notion se encarga de enviar una invitación para que se unan. También puedes asignar dos niveles de acceso: administrador o miembro.
Todo está en las plantillas
Una de las mejores cosas que tiene Notion, es que permite compartir contenido con todas las personas que queramos y aquí es donde entran las plantillas.
Las plantillas son workspaces prediseñados que podemos crear o utilizar alguno que alguien más nos haya compartido. Estas facilitan la organización, pues son como ordenadores que solo tenemos que llenar con nuestra información.
En la página oficial de Notion hay plantillas que te ayudarán a organizarte en diferentes ambientes. También hay personas que se dedican a crear plantillas y tú también puedes crear las propias y compartirlas.
Por supuesto, también puedes empezar a usar Notion desde cero, pero, si eres principiante, una plantilla te puede ayudar a ahorrar mucho tiempo y a organizarte mejor.
